西北农林科技大学会议费管理暂行办法
（征求意见稿）
2016年8月16日
第一章 总 则
第一条 为进一步加强和规范学校会议费管理，提高会议效率和质量，节约会议经费开支，根据国家有关文件精神，结合学校实际和国际惯例，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校及所属二级单位举办的有会议费支出的各类业务性和管理性会议、论坛，包括学术会议、学术论坛，以及各类研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。
第三条 举办会议应当坚持实事求是、精简高效、厉行节约的原则，严格控制会议数量和代表规模，严格执行会议费开支范围和标准。
第四条 会议举办者是会议费的直接责任人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任，各单位对其所举办的会议承担监管责任。
第五条 实行会议公示制度，各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示，增强广大教职工对会议的监督。
第二章 会议的分类、审批和管理
第六条 按照会议性质将会议分类如下：
（一）国内业务会议：指因教学、科研、推广业务需要举办的业务性会议，部分参会人员为校外人员。
（二）国内管理会议：指除国内业务会议之外的其他国内会议。
（三）在华举办国际会议：指经过上级外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议，部分参会人员为不常住国内的外籍人士。
（四）校内会议：指根据工作需要举办的校内多部门参与的会议，参会人员为校内人员。
第七条 建立会议审批管理制度，由会议举办者填写《西北农林科技大学举办会议申请表》，说明会议名称、会议类别、会议时间、会议地点、会议规模、召开理由，会议议程、人员构成、会议经费预算及列支渠道等，并按照以下程序进行审批：
（一）国内管理会议，由举办单位提出申请，分管校领导审定后提交校长办公会审批。
（二）国内业务会议，由举办者提出申请，报所在学院（系）审批。
（三）在华举办国际会议，经举办单位和学校业务主管部门、外事部门审批后提交校长办公会审批。
（四）校内会议，由举办单位提出申请，分管校领导审批。
第八条 要严格控制会议规模，参会人员视内容而定，其中工作人员控制在代表人数的10%以内。
第九条 要积极改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。能通过电话、部门协调、发文等形式解决的问题，一律不召开会议。
第十条 举办会议应当优先选择校内召开，校内不具备承办该会议条件确需在校外举办的，应根据经济性、便利性原则选择会议地点，国内会议原则安排在四星级及以下宾馆。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第十一条 除必须住会的情况外，会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。
第三章 会议费开支范围、标准和报销管理
第十二条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、其他费用等综合定额部分和交通费、同声传译翻译费、同声传译设备租金等不定额部分。
第十三条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：
单位:元/人.天
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会议类别 |
住宿费 |
伙食费 |
其他费用 |
合 计 |
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国内管理会议 |
400 |
120 |
80 |
600 |
|
国内业务会议 |
500 |
150 |
100 |
750 |
|
在华举办国际会议 |
600 |
300 |
100 |
1000 |
（一）综合定额里的其他费用包括会议室租金、文件印刷费、办公文具、医药费等。
（二）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
（三）会议费综合定额标准根据当地物价等因素进行动态调整。
（四）国内业务会议如邀请个别外国专家参加的，参会外国专家食宿标准可参照在华举办国际会议标准执行。
第十四条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：
（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。
（二）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。
（三）参会专家人员费用。根据工作需要，可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费，按照学校相关规定和标准执行。
（四）会议交通费，指用于会议代表机场、西安高铁站接送以及会议统一组织的业务考察、工作调研等发生的交通费用支出，实行实报实销。
第十五条 使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议，应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。
第十六条 会议费的收取和开支严格执行“收支两条线”的管理规定，收取的费用设专门项目核算。对于收取会议费的会议，在会议决算完毕后，会议费结余全额上缴学校。
第十七条 除符合国家现金支付规定的费用外，会议费的支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。
第十八条 会议举办者可提前办理会议费预支手续。预支会议费应提供：
（一）会议通知（包含会议议程）；
（二）西北农林科技大学举办会议申请表；
（三）预支款单；
（四）如达到5万元及以上，需分管校领导签字审批。
第十九条 会议举办者在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销单，统一办理报销手续。会议费报销时应提供：
（一）会议通知（包含会议议程）；
（二）西北农林科技大学举办会议申请表（预支时已提供的，无需重复提供）；
（三）会议费报销单；
（四）实际参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供参会人员名单、联系方式）；
（五）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料。
为简便报销手续，对于会期不超过1天，不安排住宿的评审会、验收会、答辩会等，报销会议费时无需提供会议通知。
第二十条 会议借款和报销应按会议费预算执行。财务部门要严格按规定审核会议费开支，会议费在开支范围内凭据报销，对超范围、超标准开支的经费不予报销。如实际支出超出预算，须在会议费报销单的特殊事项中予以披露，经分级审批同意后准予报销。
第二十一条 对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费。对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，各单位可以适当向参会人员收取会议费，收取的标准不能超过综合定额标准，收取的费用列入“其他收入”科目。
第四章 监督问责
第二十二条 学校纪检、监察、审计、财务等部门对会议举办部门的会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括会议审批制度是否健全，开支范围和标准、报销手续是否符合规定等。
第二十三条 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
各单位办会不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴和香烟；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。
国内管理会议用餐不上酒水，会场不制作背景板、不提供水果和茶歇 。
第二十四条 违反本办法规定，有下列行为之一的，按照学校有关规定追究相关人员责任，同时报纪检监察部门处理。涉嫌违纪违法的，将移交纪委监察处或司法机关处理。
（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；
（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；
（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（四）违规报销与会议无关费用的；
（五）其他违反本办法规定的。
有上述行为之一的，由财务处会同有关部门责令改正，追回资金，并予以通报。对直接责任人和相关负责人，学校有关部门将按规定予以处理。
第五章 附 则
第二十五条 本办法由计划财务处负责解释。
第二十六条 本办法中管理在华举办国家会议未尽事宜，《在华举办国际会议经费管理办法》有明确规定的，从其规定。
第二十七条 本办法经2016年 月 日校长办公会议审议通过，自2016年9月1日起执行。
