园艺学院行政管理人员日常行为规范及一般工作要求

发布日期:2013-12-15      浏览次数:     作者:         来源:

 

  园艺学院党政综合办公室是学院行政人员履行对上级联络公务、对本院进行行政和党务管理、对教师提供服务、对学生进行育人管理,以及接待外单位来我院办事人员的工作场所,是展示学院教工文明礼貌风范的第一道窗口。为维护学院良好的精神风貌,树立行政人员的崭新形象,规范行政人员日常行为,统一工作标准,特制定本规定。

  一、本规定所涉及的行政人员包括园艺学院领导班子成员和在学院党政综合办公室从事行政、学生、教辅管理的全体工作人员。后者称为一般行政人员。

  二、全体行政人员在上班期间必须穿戴得体、整洁,注意仪表美观,对衣冠不整者,各级领导有权责令其立即改正。

  三、行政人员进入其他办公场所之前应先敲门,必要时自报姓名,待听到“请进”后方可进入。

  四、全体行政人员对来院办事的校内外所有人员必须热情接待、礼貌待客、耐心解答和解决各种问题。接待领导应不卑不亢,礼貌大方;接待来访者必须热情周到,必要时应让座倒茶,接待院内外教师应一视同仁,体现服务意识;接待学生应注意不得耍态度,批评学生要注意方式方法。

  如果有人到我院办公场所办事,行政人员应按照“首问负责制”的要求负责接待。即:首位接待人应首先起立以示礼貌,并问:“你好,请问您有什么事情”,问清对方要办的事情后,如果分管该项事务的人员在其他办公场所,应回答“请跟我来”或“我带您去找××人”,并带领来人找到有关当事人;如果当事人在现场,应主动示意并由其接待来人;如果当事人不在,首位接待人必须负责解答或落实对方要办的事情,不得推诿搪塞,必要时可请示有关主管领导。

  对本人实在无法解决的问题,必须诚挚地表示歉意,并提出积极的建议,如:“对不起,请您  (在××时间)给××人打电话”或“对不起,请您明天再来找××人好吗”。

  五、凡配备办公电话的办公场所都必须做到每盘电话至少配备一个电话记录本,打电话时必须做到精神饱满,体现出热情、真诚、和蔼,自觉使用规范礼貌用语,音量适中,不得拖腔拿调或大呼小叫。

  (一)接听电话应注意的问题

  1、在正常工作时间内,原则上应在电话铃响的三声内用左手(左撇子除外)接听电话,右手持笔准备记录;

  2、接听电话不要等对方发问,应主动讲的第一句话是:“你好,园艺学院,请讲”。

  3、如果对方要找人,而且所要找的人就在现场,必须问:“请问您是哪一位”。待对方回答后,说:“请稍候”,然后用手捂住听筒通知相关当事人:“××人来电话"或“请接××人电话”。

  如果要找的人正在处理公务(如正在接听电话),可告诉对方:“对不起,××人正在接听电话,请过5分钟再打来”,并及时通知当事人;如果要找的人不想接电话,应回答:“对不起,××人不在,请问有什么事需要转达”。

  4、如果对方要找人,但要找的人不在现场,据你所知也不在其他办公室,必须回答:“对不起,××不在,请问您是哪一位?有什么事需要转达吗”。

  5、如果对方要找人,而且要找的人可能在其他办公室,必须问:“请问您是哪一位”,待对方回答后说:“请稍候,我去帮你找找看”,并马上去找有关当事人;如果确实找不到对方要找的当事人,应回答:“对不起,××人不在,请问有什么事需要转达”,或“对不起,××人不在,请问您有什么事情”。

  6、如果对方要求解答问题,接听电话人应负责解答对方的提问,或请其他知情人回答,必要时可请示有关主管领导。对本人实在无法回答的问题,必须诚挚地表示歉意,并提出积极的建议,如:对不起,请您(在××时间)给××人打电话”或“实在对不起,您问的问题我也不大清楚,请打×××号码问××”。

  7、如果对方来电要求转达或通知有关事宜,必须马上在电话记录本上做详细的书面记录,

  包括时间、地点和相关事宜等详细内容,要注意问清来电人单位和姓名、对方电话或联络方式,并在事后及时转达给有关人员。必要时应重复所记录的内容,以避免发生错误。

  8、当听不清楚电话内容时,可告诉对方:“对不起,请你大点声好吗”或“对不起,我没听清楚,请再讲一遍好吗”。如果对方重复,应对此表示感谢。

  (二)对外打电话应注意的问题

  1、对外联络公务打电话时,最好先用免提键,拨号后待对方接听时再拿起话筒,第一句应  说:“你好,我是园艺学院的××,我要找X X(或我有××事)”。用电话通知事情时,应说明通知的内容、时间、地点,必要时应重复一遍。如果要找的人不在,需要接电话人转达时,应问 “请问您贵姓”。

  2、对外打电话若打不通,下次再拨时,可先按免提键,然后再按重拨键。

  (三)打电话应注意的其他问题

  1、打电话时应注意长话短说,以免占用电话时间过长。

  2、所有电话打完后,都必须说:“再见”。

  3、为减少电话占线时间,打完电话应先用手按下停话键(音叉),再把听筒放回座机。

  六、每天早上和下午,一般行政人员必须在规定的上班时间内提前10分钟到岗,做好清洁和各项准备工作;中午和下午,各办公场所均不得提前关门(各办公场所至少要安排一人值班到中午12:00和下午的下班时间)。

  七、全体行政人员有责任保持办公场所的卫生整洁、通风好、无异味,各类物品摆放整齐有序。综合办公室安排人员每天上班前负责院长室和书记办公室的卫生清扫、物品摆放和办公用品的配发。

  八、全体行政人员在上班时间不得在办公场所大声喧哗,也不能在办公时间聊天(包括用电话聊天);不得在办公室为私事擅自打长途电话,上网炒股票、看行情、看电影及录像或玩游戏;也不准借职权之便利用学院的电脑、打印机、复印机给自己或为他人干私活。

  九、行政人员在工作期间一律不得饮酒。

  不准任何人、任何时间在办公场所从事打麻将、打扑克、下棋等游艺活动,也不准随地乱丢杂物和随地吐痰。如果发现上述行为,任何行政人员都有权当面制止,婉言劝阻。每处办公场所都必须指定专人负责监督执行。一经发现违反上述规定,学院将处罚相关责任人。

  十、任何人、任何时间都不得在我院所有办公场所吸烟,行政人员必须严格遵照执行。我院将在明显的位置放置“禁止吸烟”警示标志;对外来人员要吸烟的,行政人员必须提醒看清楚警示标志。

  十一、一般行政人员必须主动向主管领导请示汇报工作,对领导交办的各项工作要高标准、高质量的完成。

  十二、一般行政人员每周召开一次行政办公例会,各自总结上周工作情况并提出需要解决的问题。

  十三、一般行政人员在工作时间外出必须按程序请假,说明去向或理由,返回时必须销假。

  十四、一般行政人员必须于接收上级文件的当天,立即将文件送交行政秘书处登记。办公室主任批阅后,由行政秘书送学院领导传阅,相关秘书按领导批复的要求,在规定的时间内落实,其结果要在规定的时间内向有关领导报告。对上报下发的紧急通知要在第一时间传达到主管领导本人。

  十五、一般行政人员对教工及家庭中发生的紧急情况(如发病、受伤、逝世等)和学院发生的其他各类突发事件,要在第一时间向主管领导报告,并根据要求到达现场,按分管权限主动处理。

  十六、凡需要上传到学院局域网的材料,需报主管领导签字后方可上传,并留存一份备案。

  十七、对全体教工的考勤情况,每月汇总一次,报主管领导签字后存档,同时将结果下发各系通知本人。

  十八、要注意保密工作,不该对外讲的不讲,不向不认识的人透露学院的有关情况和教工的电话号码及家庭住址。

  十九、每学期学院要为每位行政人员发一本专用笔记本作为《工作日志》,在每个工作日,行政人员应将与本职工作有关的重大事项序时登记在《工作日志》上,以便为学期末撰写工作总结积累第一手资料。

  二十、本考核办法自颁发之日起执行。

  二十一、本办法由园艺学院负责解释和修订。